Miten selvitä ruuhkavuosista? Työkaluja ajanhallintaan.

Elän tällä hetkellä ruuhkavuosien keskellä. Ajanhallintani tuntuu olevan välillä kaaoksenhallintaa. Erityisesti näin korona-kriisin aikaan arki on melkoista hullunmyllyä. Arkeni koostuu töiden tekemisestä, opiskelusta, lapsen hoidosta, harrastuksista, ulkoilusta, kodin hoidosta kuten ruoanlaitosta ja siivouksesta... listaa voisi jatkaa loputtomiin. Kaiken tämän tekemisen keskellä en silti koe olevani stressaantunut tai eläväni jaksamiseni äärirajoilla. Toki yksittäisiä päiviä on, jolloin tuntuu ettei mistään tule mitään ja tekisi mieli lukittautua yksin vessaan, laittaa korvatulpat korviin ja kieltäytyä tulemasta sieltä viikkoon ulos. Mutta pääsääntöisesti koen olevani arjen ja kaiken härdellin keskellä yllättävänkin tasapainoinen ja tervejärkinen. Uskokaa tai älkää. ;-)

Elämä on tasapainoilua erilaisten tehtävien ja niistä palautumisen välillä. Arki on täynnä askareita, töitä, opiskelua, vanhemmuutta, harrastuksia ja kaikkea muuta mitä elämä eteemme heittää.

Miten ihmeessä yhdistää työ, perhe-elämä, vapaa-aika, harrastukset, sosiaaliset aktiviteetit ja saada vielä riittävästi palautumista ja lepoa? Tämän kysymyksen ja tilanteen parissa kamppailee todella moni niin perheellinen kuin perheetönkin.

Hyvät arjenhallintataidot ja aikataulutuksen hanskaaminen helpottavat arkea ja vähentävät stressiä. Nämä taidot ovat tärkeitä vaikka asuisi yksin eikä arjessa olisikaan muita huollettavia tai huomioonotettavia henkilöitä. Mutta aivan erityisesti jos on perheellinen jolla on (pieniä) lapsia, vaativa työ ja paljon harrastuksia, tarvitaan kykyä hallita arkea. Ilman priorisointitaitoja ja järkevää aikatauluttamista ollaan nopeasti pulassa.

Itse olen joutunut kantapään kautta opettelemaan ja kehittämään arjenhallintataitojani. Olen lukenut kirjallisuutta, käynyt muutamilla luennoilla, kuunnellut podcasteja ja yrittänyt löytää sopivimpia malleja arjenhallinnan avuksi. Alle olen koonnut mielestäni parhaimpia sekä toimivimpia vinkkejä ja työkaluja arjen- ja ajanhallintaan. Uskon, että näistä on hyötyä jokaiselle.

Aloita listaamalla tehtävät

Kirjaa ylös kaikki tehtävät ja askareet. Kirjoita myös auki mitä tehtävät pitävät sisällään ja mitä ne vaativat. Esimerkiksi tehtävä ”tee koulutehtävä” ei itsessään kerro vielä mitään ja on liian ylimalkainen. Jos tehtävä on laaja, niin mieti mitä tehtävän suorittaminen vaatii ja kirjoita auki mitä asioita tulee tehdä, jotta saat tehtävän valmiiksi.

Esimerkiksi näin (kysymykset - vastaukset)

• Kysymys: Mikä on tehtävänanto? Vastaus: Tehtävänä on kirjoittaa monen sivun pituinen tutkimusraportti.
• Kysymys: Mitä tehtävän suorittaminen vaatii? Vastaus: Tehtävää varten tulee etsiä kirjallisuutta, lukea ja opiskella aihetta, ehkäpä tehdä joku käytännönharjoitus tai fasilitointi ja lopuksi kirjoittaa raportti ja palauttaa se.

Nyt kirjoita tarkemmin auki kaikki ne vaiheet jotka tulee tehdä. Arvioi samalla minkä verran tehtävän tekeminen vie aikaa.

Esimerkiksi näin

• Vaihe 1 - etsi tutkimusartikkeleita netistä (30min)
• Vaihe 2 - lue artikkeleita ja tee lyhyitä muistiinpanoja (2h)
• Vaihe 3 - kirjoita tutkimusraportin ensimmäiset kappaleet (2h)
• Vaihe 4 - kirjota raportti loppuun (2h)
• Vaihe 5 - viimeistele, oikolue vielä ja palauta (30min).

Nyt iso ja työläs tehtävä on jaettu osiin. Voi olla, että jo tämä pilkkominen selkeytti ajatuksiasi ja vähensi stressiäsi. Toisaalta voit huomata, että tehtävää onkin todella paljon. Jos näin kävi, niin toivottavasti huomasit tämän riittävän aikaisin ja osaat varautua ja alkaa suorittamaan tehtävää hyvissä ajoin. Ja mikä parasta, voit välttää edeltävän päivän deadline-ahdistuksen.

Tehtävän pilkkomisen jälkeen voit suunnitella, millaisella aikataululla suoritat tehtävän eri vaiheita. Esimerkiksi voit sopia, että teet vain yhden vaiheen yhden päivän aikana. Ja kas, yhtäkkiä tehtävä ei tunnukaan niin isolta ja mahdottomalta. Esimerkiksi jos kirjoitustyötä on paljon, on hyvä jo alussa jakaa se osiin, eikä edes pyrkiä kirjoittamaan koko tehtävää yhdeltä istumalta. (Ellet satu omistamaan rautaisia lehmänhermoja ja vahvoja istumalihaksia.)

Tehtävän pilkkominen osiin auttaa kokemaan onnistumisen tunteita. Voit kohta kohdalla ruksia pienetkin vaiheet pois listalta, ja näet miten pääset lähemmäksi maalia. Ihanan palkitsevaa!

Huomiona, että tämä pilkkominen sopii parhaiten hieman laajempiin tehtäviin. Jos tehtäväsi on lyhyt, niin tietenkään sitä ei kannata alkaa erittelemään, jos samassa ajassa olisit saanut jo itse tehtävän tehtyä.

Mutta tehtävää on niin paljon, enkä tiedä mistä edes aloittaa

Mitä tehdä, kun tehtävää on paljon eikä mitään visiota siitä, mistä valtavaa to do-listaa lähtisi purkamaan? Saanen esitellä tähän todella mainion työkalun, nimittäin Eisenhower-matriisin.

Tutustuin Eisenhower-matriisiin vajaa vuosi sitten eräällä ajanhallintaan liittyvällä kurssilla. Otin sen käyttööni samantien. Se onkin ollut siitä saakka melko aktiivisessa käytössä. Pidän tästä mallista erittäin paljon, ja olen kokenut sen hyödylliseksi suunnitellessa omaa tekemistäni ja ajankäyttöäni.

Eisenhower-matriisissa kaikki tehtävät jaetaan johonkin alla olevista neljästä vaihtoehdosta.

Matriisia voi hyödyntää minkä tahansa asian suunnittelussa. Voit myös halutessasi luoda oman pohjan esimerkiksi työlle ja oman pohjan opiskelulle tai harrastukselle.

Hyödynnän tätä pohjaa säännöllisesti työtäni suunnitellessa. Sen täyttäminen vie toki jonkun verran aikaa, mutta siihen käytetty aika ehdottomasti hyödyttää. Suurin osa omista työtehtävistä menee tärkeää ja kiireellistä -kohtaan. Jonkun verran tulee tehtäviä myös kohtaan tärkeää ja ei kiireellistä. Nämä ovat usein jotain projekteja ja niiden edistämistä, ohjeiden lukemista tai kauempana siintävien deadlinien tehtäviä. Ne ovat tärkeä saada valmiiksi, mutta juuri nyt niillä ei ole kiire. Tähän laatikkoon itselläni sijoittuu vapaa-ajan puolella liikunnat ja harrastukset. Ne ovat minulle tärkeitä, mutta ne eivät ole kiireellisiä. Niitä ei ole aivan pakko suorittaa mahdollisimman pian, vaan riittää, että olen lohkonnut niille aikaa kalenteristani vaikkapa seuraavalle viikolle.

Alemman rivin kohdasta ei tärkeää ja kiireellistä, yleensä tulee sellaisia asioita, jotka voin useimmiten jättää tekemättä tai pyytää jotain toista henkilöä tekemään. Kohdassa ei tärkeää ja ei kiireellistä on sekalaisia "olisi kiva jos nämä saisi joskus tehtyä"-askareita. Kaikki ne asiat jotka olen sinne kirjoittanut, ovat työlistani viimeisimpinä. Joskus olen saattanut todeta, että olen itse itselleni kehitellyt milloin mitäkin turhia tehtäviä, joita ei ole pakko edes tehdä. Toisaalta siellä saattaa olla myös toisten ihmisten sinulle suunniteltuja tehtäviä, joista itseään kunnioittava itsensä johtaja kykenee kieltäymään. Näiden lisäksi siellä toki voi olla ihan kohtuullisen tärkeitäkin tehtäviä, jotka olisi hyvä jossain vaiheessa saada tehtyä. Niiden paikka tehtävälistalla ei kuitenkaan ole ensimmäisenä. Eikä niistä myöskään kannata ottaa turhaa stressiä

Miksi tätä matriisia kannattaa käyttää?

Suosittelen erittäin lämpimästi matriisin käyttöönottomista. Itse puhun alla omasta kokemuksestani. Jos kaipaat lisää vakuuttelua, niin käy lukemassa Jaakko Sahimaan kirjoituksesta lisää hyviä perusteluja matriisin käytön puolesta täältä.

Olen hyödyntänyt tätä työkalua työssäni melkein vuoden ajan, ja saanut merkittävää hyötyä sen käytöstä. Minua aiemmin stressasi suuri määrä erilaisia epämääräisiä työtehtäviä, jotka olisi hyvä tehdä, mutta ne eivät olleet kovin kiireisiä eivätkä kovin tärkeitä. Olin tuntenut huonoa omaatuntoa siitä, että nämä asiat vain roikkuivat jatkuvasti enkä saanut niitä edistettyä. Jaoin työtehtäviäni mallin mukaisesti yhdelle viikolle. Erään keskustelun yhteydessä oman esimieheni kanssa otin esille muistiinpanoni. Oli huomattavasti selkeämpää näyttää konkreettisesti kaikki ne asiat joita teen ja myös näyttää se, että miksi en ole saanut edistettyä muutamia asioita eteenpäin kovin hyvin.

Parasta matriisissa on se, että se auttaa priorisoimaan tehtäviä. Kun tekee näkyväksi sen, mitkä ovat tärkeimmät ja kiireellisimmät asiat, voi huoletta keskittyä niihin, eikä vahingossakaan uppoudu taistelemaan turhien lillukanvarsien kanssa.

Muista myös aikatauluttaa ja merkata kalenteriisi matriisin merkatut tehtävät ja varata niille riittävästi aikaa.

Perhekalenteri

Tässä vielä yksi työkalu siihen, miten suunnitella ajankäyttöä perheen kesken. Liputan vanhan kunnon perhekalenterin puolesta. Meidän seinällämme on roikkunut jo vuosia perhekalenteri, johon on merkattu kaikki menot ja tärkeät askareet.

Teemme niin, että aina sunnuntaisin otamme omat henkilökohtaiset kalenterimme esille ja käymme läpi tulevan viikon menot ja ohjelmat. Kalenteriin merkitsemme aina lapsen päiväkotiin haut ja viennit. Tämän jälkeen tarkistetaan mitä pakollisia menoja meillä on tulevalle viikolle. Esimerkiksi juhlat, lapsen harrastus, kyläily ja niin edelleen. Tämän jälkeen merkkaamme kalentereihin kummankin omat menot, kuten kuntosalikäynnit tai juoksulenkit. Jaamme tehtäviä ja menoja tasapuolisesti, niin että kaikilla olisi paras mahdollisuus sopeuttaa menot yhteiseen perhe-elämään ja jotta lapselle ja yhteisille hetkille jäisi myös riittävästi aikaa.

Usein etenkin äitien kuulen harmittelevan sitä, ettei heillä ole riittävästi omaa aikaa ja että on epäreilua, kun toinen saa harrastaa enemmän. Kun asiat laittaa kalenteriin, konkretisoituu se minkä verran kenelläkin on menoja ja aikaa mihinkin.

Vaikka meidän perheessä on aika paljon menoja, niitä ei kuitenkaan ole joka päivälle. Itse en missään nimessä haluaisi sellaista tilannetta, että perheelle ja lapselle ei olisi riittävästi aikaa. Karsastan myös ajattelua, että jokainen hetki pitäisi hyödyntää maksimaalisesti. Löysyys ja tylsistyminen tekevät hyvää mielelle ja luovuudelle. Pääsääntöisesti elämä nyt vain on täynnä erilaisia velvoitteita ja askareita. Niistä kyllä selviää, kunhan vain hieman osaa järkeistää ja suunnitella ajankäyttöään.

Miksi pitäisi suunnitella?

Tietenkään ei ole pakko, jos ei halua. Suosittelen kuitenkin kokeilemaan näitä metodeja - edes yhden kerran. Itse olen huomannut selkeän eron. Omalla kohdallani hyvä suunnittelu hävittää tai ainakin merkittävästi minimoi stressinmäärää. Itseäni ei stressaa oikein mikään, sillä olen ottanut tavan tehdä suunnitelma tehtävien suorittamiseen melko pikaisesti sen jälkeen, kun olen ne saanut. Olen myös merkannut kalenteriin aikaa tehtävien tekemiselle. Ja tietenkin parhaani mukaan, yrittänyt pitää suunnitelmasta kiinni.

Olen kertonut aika monelle siitä, miten tykkään suunnitella asioita. Luonnollisesti olen kuullut vasta-argumentointia aiheesta. Esimerkiksi yleisin kuulemani vasta-argumentti on, että ”äh, en minä jaksa suunnitella”. Minä vastaan siihen, että minä taas en jaksa stressata. Olen myös kuullut sanottavan, että ”suunnittelu on tylsää, haluan elää hetkessä”. Johon minä vastaan, että kun asiat ja suunnitelmat ovat selvillä, saan vapauden nauttia hetkestä ja en joudu stressaamatta tulevasta. Mietitkö nyt mielessäsi, että ”en vain osaa suunnitella ja olen nyt vain tällainen”? Siihen haluan vastata, että kyllä pystyt ihan varmasti suunnittelemaan paremmin, usko itseesi ja testaa edes yhden kerran.  

Ajanhallinta on pohjimmiltaan arvojen hallintaa ja se mihin käytät aikaasi kertoo prioriteeteistasi. Tästä aikataulujen ja arjenhallinnasta voisin kirjoittaa vielä hurjan paljon enemmänkin. Ehkä vielä myöhemmin palaan tähän aiheeseen.

Miten sinä hallitset arkeasi? Onko sinulla käytössä jotain työkaluja tai malleja joiden avulla suunnittelet ja rytmität arkeasi? Otan erittäin mielelläni vastaan hyviä vinkkejä, käytänteitä ja ajatuksia! Laita kommenttia tähän tai jos haluat niin minua voi seurata myös Instagramin puolella.

• Etta